溝通的藝術:發一封有效實際的電郵

16 Aug 2017

發電郵,看起來好像很簡單,但回想一下:你有沒有試過要翻查其他電郵來補充相關詳情?相信你們都在經歷著:每天與客戶、傳媒、同事之間互通信息,電郵堆積如山;因此,一個清晰簡潔且包含詳情的電郵變得越來越重要。以下是小小貼士:

清晰主旨
這封電郵想說甚麼?是否適時?電郵主旨可以且應該盡可能直接表達,甚至比新聞稿更要直截了當。這大大節省了之後的搜索時間。為要吸引不同媒體,主旨可以隨時進行修改。即使內容大致相同,但一個特別的主旨將有機會增加電郵的讀取率。

壞例子:「鯊魚與人類」 傳媒預覽日
好例子:傳媒邀請:當代藝術展「鯊魚與人類」 – 傳媒預覽日(23/6 @7pm)

重複是沒問題的
在每一封電郵裡,我會嘗試重複重要詳情。與其寫下短短一句提醒,還不如發送清晰詳情,讓忙碌的客戶或傳媒毋需花時間讀完冗長的連結來找地址。如果電郵目的是想要取得上司或客戶批准,請將有關資料加入電郵內容並再次加插附件。我們要假設收件人沒時間由頭到尾讀完所有電郵,所以盡可能再次包含所有詳情,令收件人容易作出回覆。

加入個人聯絡資料
於電郵加入個人化簽名,讓客戶或傳媒可以即時致電聯絡給你,以再次確認地址正確、向你問路或通知你他們會遲一點等等。歡迎傳媒與你聯繫,他們可能會將你添加至聯繫人列表,並在下次物色潛在客戶時即時向你發送消息。要確保自己可隨時讓傳媒聯絡得到。

不要怕清楚講述詳情
如果分項或編號功能有效令所有內容變得容易閱讀,那麼就好好善用這些功能吧。有時候,清楚列出任務或問題可以令收件人更容易作出決定或看到整體的策略步驟。

若電郵過於冗長請刪減50字
這電郵技巧是我從環球行政指導主任Mary Rezek演講的研討會中吸收到最簡單難忘的建議!每件事情總有方法變得更簡潔。重新閱讀你的電郵,並刪掉草稿中多餘的內容。請謹記:重點是「清晰」。

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