如何準備一個傳媒招待團

16 Aug 2017
Eleanor Porter

如果預算充足,舉行一次傳媒招待團將可能成為傳媒接觸客戶產品或服務的最佳方法。到訪形象友善的公司、與主要發言人進行親身互動、品牌概念的認知體驗也許都是有效傳遞信息的方法。

當然,世上沒有免費的午餐 —— 一個完美無誤的傳媒招待團,當中得到參與者的讚賞或看到他們滿足的笑容,絕對要歸功於公關同事通宵多晚、捱更抵夜的辛勞。以下幾個貼士大大減輕你的憂慮。

確保基本資料正確無誤
我有時會開玩笑說:許多人仍然不了解公關是甚麼,這份工作包含了很多身份:撰稿員、司儀、危機處理專員,或是我最不喜歡的旅行社職員角色。當你為記者安排交通時,一定要小心謹慎。檢查一次、兩次、三次……不要怕麻煩!越專注集中,代表你越努力確保資料無誤。另外,記得收集記者的所有聯絡資料、飲食要求,亦要注意殘疾人士的出入安排。

制定行程
提醒自己不要定下太緊湊的行程,否則傳媒記者中途離隊也未能察覺。還有,記住你正在為記者製造一個正面的體驗,嚴格的時間限制和倉促的用餐時間會帶來反效果。行程務必最大限度減少潛在後勤問題,並確保每個範疇均有充足時間。

留意截止日期
好好了解招待團的參加者背景以及他們的寫作取向。傳統雜誌記者只會在整個行程後方會寫下他們的見解,但網頁和報紙記者可能需要即時發稿。你要密切留意這些參加者,並確保他們有足夠資料寫稿。另外,如果需要進行任何拍攝,你應該盡早作出預備,並與相關參加者好好溝通,以商討合適的拍攝時間及收取照片的方法。

未雨綢繆 預防突發情況
現在,參加者都來了,招待團計劃有序,行程安排得宜,而作為負責人的你已經非常安心,準備好享受這次愉快的旅程。是否覺得已經沒有甚麼可以再做?停一停,諗一諗,多想一步。嘗試識別行程中有沒有突發情況的潛在可能。剛完成一個冗長的會議就要立刻登上飛機?緊記攜帶手提電源和各款差電線。若有戶外行程,記得帶水和防曬霜。若果害怕酒店的食物未能滿足傳媒朋友,帶上一兩塊朱古力作後備吧!最晚的行程很早就完了,距離晚餐仍有一段時間?那麼,你要知道最近的酒吧在哪裡。微小的準備功夫可為參加者留下深刻的印象。

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