「下星期我与传媒去杜拜……」此话一出，朋友顿时投以艳羡目光。对他们来说，传媒导赏团是有趣刺激的体验。的而且确，这项活动不但是确保客户见报的好方法，亦能够让人大开眼界，更可到访一般游客无法踏足的地方。不过风光背后总带着辛酸：有时一日之内需要到访多个地点，完成多达四项的拍摄工作，行程非常紧凑，事前亦得花上好几个星期做准备功夫。 「传媒导赏团」的庐山真面目到底是什么？
什么是传媒导赏团？
传媒导赏团，又称考察团（familiarisationtrip），旨在让记者亲身体验客户的品牌理念／产品。透过这种活动，我们确保主要媒体会为客户进行较全面并深入的报导。考察团的种类繁多，当中包括参观企业总部，以加深了解孕育品牌的基地、邀请媒体出席盛大的国际发布会，或者与产品设计师会面。
筛选媒体
我们会根据客户的预算，严选参加导赏团的传媒，接着向后者争取最有利的报导篇幅，并协议刊登日期，务求将客户的曝光率提升至最高水平，与其营销计划产生协同效应。
身兼公关与导游
由预订酒店、办理签证及机票，以至选择合适餐厅举行欢迎晚宴等一切大小事务，都属于传媒导赏团的准备工作。我们需要留意众多细节，例如团员之中是否有素食者、传媒持有的护照类别、服装规定以及酒店房间有否提供WIFI等。我们亦同时身兼公关与导游，在发生始料不及的情况时，成为客户与传媒的依靠。举例来说，为了防止有人在旅途中病倒，我会随身携带基本药品——我曾经试过有传媒朋友因为需要药物而在深夜叩门！
文化差异
每次出发前，我们都会考虑到文化差异可能引起的问题，并为此作好准备。例如在杜拜街头，无意中拍下女性的照片已是触犯法律；在日本，记者取消预约好的采访是十分无礼的举动。即场处理文化差异问题是一种挑战，而令各方满意、确保拍摄及采访顺利进行是公关的责任。
送礼的艺术
在记者到步时赠送见面礼是个不错的点子。不过要谨记，记者一般倾向携带轻便行装，因此不要让精美的礼物沦为重担。我们亦喜欢设宴招待传媒，并当场赠送满载心思的小礼物，以表达热烈的欢迎之情。
建立友谊
传媒导赏团是与媒体建立稳固长久关系的大好时机。忙碌过后，我很享受与记者吃个便饭或者小酌几杯，并善用这些机会，了解他们对目前的安排有否不满，与大家共度轻松时光能有效舒缓压力。随著成为彼此的旅伴，在旅程中可较轻易地与传媒建立起真摰友谊！
导赏团的跟进工作
导赏团结束后的跟进工作具有决定性的影响力，能否处理妥当会左右报导质素以及完稿所表达的讯息。一般来说，香港传媒的出版时间表非常紧凑；然而，由客户／公司提供的所需资料，有时候却要等上很长一段时间才到手。因此，我通常在旅途中就已开始跟进工作，避免这种情况发生。
最后，我会时刻提醒自己，要带手信或当地零食给亲爱的同事，感谢他们在我出差时的全力支援。
