身兼公关与导游 打造圆满的「传媒考察团」

19 Aug 2017
Sinclair

「下星期我与传媒去杜拜……」此话一出,朋友顿时投以艳羡目光。对他们来说,传媒导赏团是有趣刺激的体验。的而且确,这项活动不但是确保客户见报的好方法,亦能够让人大开眼界,更可到访一般游客无法踏足的地方。不过风光背后总带着辛酸:有时一日之内需要到访多个地点,完成多达四项的拍摄工作,行程非常紧凑,事前亦得花上好几个星期做准备功夫。 「传媒导赏团」的庐山真面目到底是什么?

什么是传媒导赏团?

传媒导赏团,又称考察团(familiarisationtrip),旨在让记者亲身体验客户的品牌理念/产品。透过这种活动,我们确保主要媒体会为客户进行较全面并深入的报导。考察团的种类繁多,当中包括参观企业总部,以加深了解孕育品牌的基地、​​邀请媒体出席盛大的国际发布会,或者与产品设计师会面。

筛选媒体

我们会根据客户的预算,严选参加导赏团的传媒,接着向后者争取最有利的报导篇幅,并协议刊登日期,务求将客户的曝光率提升至最高水平,与其营销计划产生协同效应。

身兼公关与导游

由预订酒店、办理签证及机票,以至选择合适餐厅举行欢迎晚宴等一切大小事务,都属于传媒导赏团的准备工作。我们需要留意众多细节,例如团员之中是否有素食者、传媒持有的护照类别、服装规定以及酒店房间有否提供WIFI等。我们亦同时身兼公关与导游,在发生始料不及的情况时,成为客户与传媒的依靠。举例来说,为了防止有人在旅途中病倒,我会随身携带基本药品——我曾经试过有传媒朋友因为需要药物而在深夜叩门!

文化差异

每次出发前,我们都会考虑到文化差异可能引起的问题,并为此作好准备。例如在杜拜街头,无意中拍下女性的照片已是触犯法律;在日本,记者取消预约好的采访是十分无礼的举动。即场处理文化差异问题是一种挑战,而令各方满意、确保拍摄及采访顺利进行是公关的责任。

送礼的艺术

在记者到步时赠送见面礼是个不错的点子。不过要谨记,记者一般倾向携带轻便行装,因此不要让精美的礼物沦为​​重担。我们亦喜欢设宴招待传媒,并当场赠送满载心思的小礼物,以表达热烈的欢迎之情。

建立友谊

传媒导赏团是与媒体建立稳固长久关系的大好时机。忙碌过后,我很享受与记者吃个便饭或者小酌几杯,并善用这些机会,了解他们对目前的安排有否不满,与大家共度轻松时光能有效舒缓压力。随著成为彼此的旅伴,在旅程中可较轻易地与传媒建立起真摰友谊!

导赏团的跟进工作

导赏团结束后的跟进工作具有决定性的影响力,能否处理妥当会左右报导质素以及完稿所表达的讯息。一般来说,香港传媒的出版时间表非常紧凑;然而,由客户/公司提供的所需资料,有时候却要等上很长一段时间才到手。因此,我通常在旅途中就已开始跟进工作,避免这种情况发生。

最后,我会时刻提醒自己,要带手信或当地零食给亲爱的同事,感谢他们在我出差时的全力支援。

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