沟通的艺术:发一封有效实际的电邮

16 Aug 2017
Sinclair

发电邮,看起来好像很简单,但回想一下:你有没有试过要翻查其他电邮来补充相关详情?相信你们都在经历着:每天与客户、传媒、同事之间互通信息,电邮堆积如山;因此,一个清晰简洁且包含详情的电邮变得越来越重要。以下是小小秘方:

清晰主旨
这封电邮想说甚么?是否适时?电邮主旨可以且应该尽可能直接表达,甚至比新闻稿更要直截了当。这大大节省了之后的搜索时间。为要吸引不同媒体,主旨可以随时进行修改。即使内容大致相同,但一个特别的主旨将有机会增加电邮的读取率。

坏例子:「鲨鱼与人类」 传媒预览日
好例子:传媒邀请:当代艺术展「鲨鱼与人类」 – 传媒预览日(23/6 @7pm)

重复是没问题的
在每一封电邮里,我会尝试重复重要详情。与其写下短短一句提醒,还不如发送清晰详情,让忙碌的客户或传媒毋需花时间读完冗长的链接来找地址。如果电邮目的是想要取得上司或客户批准,请将有关资料加入电邮内容并再次加插附件。我们要假设收件人没时间由头到尾读完所有电邮,所以尽可能再次包含所有详情,令收件人容易作出回复。

加入个人联络资料
于电邮加入个人化签名,让客户或传媒可以实时致电联络给你,以再次确认地址正确、向你问路或通知你他们会迟一点等等。欢迎传媒与你联系,他们可能会将你添加至联系人列表,并在下次物色潜在客户时实时向你发送消息。要确保自己可随时让传媒联络得到。

不要怕清楚讲述详情
如果分项或编号功能有效令所有内容变得容易阅读,那么就好好善用这些功能吧。有时候,清楚列出任务或问题可以令收件人更容易作出决定或看到整体的策略步骤。

若电邮过于冗长请删减50字
这电邮技巧是我从环球行政指导主任Mary Rezek演讲的研讨会中吸收到最简单难忘的建议!每件事情总有方法变得更简洁。重新阅读你的电邮,并删掉草稿中多余的内容。请谨记:重点是「清晰」。

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