如何准备一个传媒招待团

16 Aug 2017
Eleanor Porter

如果预算充足,举行一次传媒招待团将可能成为传媒接触客户产品或服务的最佳方法。到访形象友善的公司、与主要发言人进行亲身互动、品牌概念的认知体验也许都是有效传递信息的方法。

当然,世上没有免费的午餐 —— 一个完美无误的传媒招待团,当中得到参与者的赞赏或看到他们满足的笑容,绝对要归功于公关同事通宵多晚、彻夜不眠的辛劳。以下几个贴士大大减轻你的忧虑。

确保基本数据正确无误
我有时会开玩笑说:许多人仍然不了解公关是甚么,这份工作包含了很多身份:撰稿员、司仪、危机处理专员,或是我最不喜欢的旅行社职员角色。当你为记者安排交通时,一定要小心谨慎。检查一次、两次、三次……不要怕麻烦!越专注集中,代表你越努力确保资料无误。另外,记得收集记者的所有联络资料、饮食要求,亦要注意残疾人士的出入安排。

制定行程
提醒自己不要定下太紧凑的行程,否则传媒记者中途离队也未能察觉。还有,记住你正在为记者制造一个正面的体验,严格的时间限制和仓促的用餐时间会带来反效果。行程务必最大限度减少潜在后勤问题,并确保每个范畴均有充足时间。

留意截止日期
好好了解招待团的参加者背景以及他们的写作取向。传统杂志记者只会在整个行程后方会写下他们的见解,但网页和报纸记者可能需要实时发稿。你要密切留意这些参加者,并确保他们有足够资料写稿。另外,如果需要进行任何拍摄,你应该尽早作出预备,并与相关参加者好好沟通,以商讨合适的拍摄时间及收取照片的方法。

未雨绸缪 预防突发情况
现在,参加者都来了,招待团计划有序,行程安排得宜,而作为负责人的你已经非常安心,准备好享受这次愉快的旅程。是否觉得已经没有甚么可以再做?停一停,谂一谂,多想一步。尝试识别行程中有没有突发情况的潜在可能。刚完成一个冗长的会议就要立刻登上飞机?紧记携带手提电源和各款差电线。若有户外行程,记得带水和防晒霜。若果害怕酒店的食物未能满足传媒朋友,带上一两块朱古力作后备吧!最晚的行程很早就完了,距离晚餐仍有一段时间?那么,你要知道最近的酒吧在哪里。微小的准备功夫可为参加者留下深刻的印象。

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