策划活动是生活品牌公关的重要工作之一。举办有新闻价值的记者会，能够令传媒 、消费者及公众关注客户的品牌或服务。其实，所有公关活动都有一个共同目标， 就是透过传媒及社交媒体，为客户建立口碑，吸引更多顾客。要举办一个成功的活 动，周详规划、协作以及良好的组织技巧当然必不可少，过程中亦不可忽略任何一 个细节。以下是举办传媒圆桌会议、记者会、产品发布会及鸡尾酒会的8大秘诀：
目标要清晰
开始规划前，首先要搞清楚活动目的。这一点必需再三思量、加以肯定。活动 旨在传达重要的讯息吗？活动的性质属于品牌宣傅，抑或社交聚会？是否要向 传媒发布新产品、研究结果或者重塑品牌形象？发布崭新的意念有助引起传媒 关注，让他们为你刊登一篇有新闻价值的报导。
制造亮点
谁会在活动中发言？有明星或知名人士出席吗？如何安排拍照时刻？每个公关 活动都必需要有亮点，吸引传媒光临。仔细斟酌一下，活动的焦点是什么？无 论是名人、有影响力人士、精彩的演讲或演出，只要有令人惊艳的一刻，才能 制造城中热话！
邀请适当的目标群众
仔细挑选目标群众，整理邀请名单时应考虑到邀请对方的原因、希望传递给他 们的讯息、及合适报导该活动的媒体。除了传统媒体及记者，亦不要忘了影响 力惊人的博客。名人、关键意见领袖与博客能够在线上线下营造庞大的宣传效 果。
挑选合适的时间地点
决定活动日期之前，先要做好资料搜集。尽量避免与大型颁奖典礼或行业活动等 撞期，并要避开公众假期及热门旅游季节；星期一亦不是理想的日子。如果活动 在星期五举行，记得要提供额外饮品！另外，地点亦要慎重选择，应该选一个能 够配合活动主题、公共交通工具易于到达的场地。相反，如果地点遍远，便可能 要作出交通安排。
着重细节
活动场地的大小与规模，要看预算多寡。另外，策划活动时需要注意的细节多如牛毛，大小事务如邀请函、嘉宾名单、餐饮、灯光与音响设备、场地布置、 专业司仪、宣传文案、纪念品、运输安排及保安工作等等，一切都要巨细无遗。聘请专业摄影师及影片拍摄团队已是必不可少的安排，因为记者都希望取得 解像度高的照片，配合文字内容。此外，将活动过程拍成影片，之后便可透过 社交媒体平台与未能出席的嘉宾分享。
充分善用社交媒体
Facebook、Instagram 与Twitter等社交工具提供即时、方便的渠道，让公关人 员随时随地分享精彩时刻。记得要创建hashtag，并在更新活动情况时，以及活 动完结后，使用hashtag创作文字标题。至于hashtag，必需要简洁易明，让人 直接联想到活动及品牌。除此之外，亦可以在活动前后邀请粉丝参加Facebook 和Instagram的网上比赛，鼓励用户发表内容，建立网络口碑。你亦可透过社交 媒体平台发布活动影片，与更多人分享精彩片段。
表达谢意
活动圆满结束后，当然要向参加者表达谢意，而赠送纪念品或礼物袋不失为一 个好方法。此外，公关应该向传媒朋友提供新闻资料套件、人物简历及图片， 确保他们得到足够的参考资料。活动完结后，感谢参加者之余，亦可以鼓励他 们表达意见，同时确认对方得到所需资讯，以及是否有其他问题／查询。记得 听取意见后，要就相关事项作出改善。
放松享受吧！
举办活动的刺激之处在于，无论准备如何周全，亦可能会发生意想不到的情况， 所以，尽管放松心情吧，让头脑保持灵活就可以了。那么要如何处理突发情况呢 ？我们每次都有后备计划，例如举办户外活动时，预先查询天气情况，并拟定应 变措施。到了活动当天，就只需享受当下，既来之则安之！回顾一下你与团队所 付出的努力，感受一下活动得以顺利进行的成功感。活动圆满结束后，记得要评 估成效，确保下次做得更好！
